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Descripcion del puesto
L'Ateneo de Manila University, institution académique de renom aux Philippines, recherche un(e) Responsable RH spécialisé(e) dans la gestion des dossiers du personnel. Rattaché(e) à la Section des dossiers RH du cluster Ressources Humaines, vous serez le garant de la conformité, de la sécurité et de l’intégrité des dossiers employés tout au long de leur cycle de vie, du recrutement à la sortie. Vous assurerez la mise en place et le suivi d’un cadre de gouvernance documentaire conforme aux politiques internes, aux exigences légales philippines et aux normes internationales de protection des données (GDPR, PH Data Privacy Act). Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes RH, le service informatique, le service Campus Safety and Mobility, ainsi que les services administratifs et financiers de l’université.
Vos principales missions seront :
1. **Gestion et conformité des dossiers** : création, organisation, archivage (papier et numérique) et mise à jour continue des dossiers employés ; réalisation d’audits annuels de conformité et mise en place d’indicateurs de performance.
2. **Conservation et élimination** : élaboration d’un planning de rétention conforme aux exigences légales ; supervision de l’archivage sécurisé ou de la destruction définitive des dossiers obsolètes.
3. **Numérisation et intégration système** : pilotage des projets de numérisation, indexation et importation des données dans le Système d’Information RH (HRIS) ; coordination avec le service informatique pour résoudre les incidents techniques.
4. **Reporting et analyses** : production de certificats d’emploi, vérifications d’emploi, rapports statistiques, soutien aux dossiers d’accréditation, réponses aux enquêtes et aux exigences réglementaires.
5. **Gestion des accès et des identifiants** : coordination avec le service Campus Safety and Mobility pour la délivrance et le suivi des cartes d’identité et des badges d’accès.
6. **Comptes e‑mail et cartes de visite** : liaison avec le service informatique afin de créer les comptes e‑mail institutionnels et de préparer les cartes de visite professionnelles.
7. **Support financier et administratif** : suivi du budget de la section, contrôle des dépenses, préparation des rapports financiers mensuels.
**Profil recherché** :
- Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Droit du travail, Gestion documentaire ou domaine connexe.
- Minimum 3 ans d’expérience professionnelle en gestion de dossiers RH, administration du personnel ou archivage documentaire, idéalement dans un environnement universitaire ou public.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des systèmes d’information RH (ex. SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM).
- Connaissance approfondie des législations philippines en matière de protection des données et de droit du travail.
- Rigueur, sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés (RH, IT, finance, sécurité).
**Ce que nous offrons** :
- Un poste en CDI au sein d’une institution académique prestigieuse, avec des perspectives d’évolution vers des fonctions de management RH.
- Un environnement de travail stimulant, dynamique et international.
- Un package salarial compétitif, incluant des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, formation continue).
- Un bureau moderne situé au cœur du campus d’Ateneo de Manila, avec accès aux installations sportives et culturelles de l’université.
Rejoignez-nous pour contribuer à la mise en place d’une gestion documentaire exemplaire, au service du capital humain de l’université et de la conformité réglementaire.
