Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung (80–100 %)

Über die Position

Wir suchen ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n Executive Assistant für den CEO und die Geschäftsleitung. Die Position ist zu 80–100 % an unserem Standort in Niederbipp angesiedelt und unterstützt die Unternehmensführung in einem dynamischen Umfeld der Pharma‑Supply‑Chain.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Führung des Kalenders des CEO inkl. Terminvereinbarung, -bestätigung und Priorisierung.
• Planung, Organisation und Koordination des jährlichen Sitzungskalenders der Geschäftsleitung sowie Führung des Beschlussprotokolls und Pendenzenmanagement.
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Anträgen und Präsentationen für GL‑ und Verwaltungsratssitzungen und vertrauliche Ablage der Dokumente.
• Planung und Durchführung interner und externer Anlässe von A bis Z, inkl. Empfang und Betreuung von Gästen.
• Eigenständige Koordination und Mitarbeit in bereichsübergreifenden GL‑Projekten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation; Weiterbildung als Direktionsassistent:in, eidg. Fachausweis, HF‑Abschluss in BWL oder vergleichbare Weiterbildung von Vorteil.
• 3–7 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, davon mindestens 2 Jahre auf Geschäftsleitungs‑ oder Direktionsebene.
• Stilsicheres Deutsch (Muttersprache oder C2) und verhandlungssicheres Französisch (mind. B2); Englisch von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, hohe Diskretion und Loyalität.
• Reisebereitschaft an allen drei Standorten (ca. 2‑3 Mal pro Monat).

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr versierter Umgang mit MS Office 365.
• Erfahrung mit digitalen Kollaborations‑ und Sitzungstools.

Was wir bieten

• Ein modernes, dynamisches und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld.
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und den Arbeitsalltag aktiv zu gestalten.